尽管完全无纸化的方法可能是不可能的，但一些技术已经对传统业务产生了重大影响。无纸化技术对公司和环境都有好处。以下是基于云的无纸化技术如何与传统业务重叠的突出方式。云技术可以帮助您实现所有这些无纸化目标。
所有组织都非常关注其机密数据的安全性、隐私性和完整性。确保企业记录的最大安全性可以决定一个成功的企业的发展。处理文件的传统来源无法确保这些文件的可靠安全性。
可用选项包括将文件锁定在橱柜中或切碎它们。这些绝对不是数据保护的全面证明方法。此外，如果定期访问这些文档，这些安全方法可能会使该过程变得困难。导致企业生产力水平下降。创造无纸化环境是解决此类繁忙问题的最佳方法。由于您的机密商业文件不会有物理副本，因此几乎不会有违反文件完整性的机会。
这些文件将仅与您的公司人员共享，这意味着任何外人都无法访问您的业务文件。您可以确保机密文件不会与不必要的人共享。各种基于云的文档管理系统 (DMS) 包括称为修订跟踪的智能功能。此功能会不断跟踪文件中所做的更改。
自动备份
丢失重要文件可能会给您的生活带来不必要的问题。因此，失去对文件的访问权限或错误归档文档对于此类设置可能是致命的。避免这些问题的一种方法是保留必要文档的多个备份。因此，保留物理文档的多个备份会带来额外的问题，例如额外的存储空间、纸张或打印成本。
如果您正在考虑使用无纸化技术，那么您就在正确的轨道上。然后，在使用云服务时，您可以对必要的业务文档进行多次备份，而成本几乎为零。某些 DMS 会自动为您上传的文件创建多个备份，并将它们存储在不同的服务器上。
可靠的文档库
现代企业需要快速访问所有必要的信息。不幸的是，传统的纸质系统无法在几秒钟内找到必要的信息。如果您想保留文档的多个备份，总费用很容易成为原始金额的两倍或三倍。更不用说，使用基于云的 DMS 的最大优势之一是组织文档的更好、更快的方式。事实上，当您将所有业务文档上传到云端后，您只需点击几下鼠标即可找到文档。
环保经营方式
因此，据估计，普通上班族每年使用约 10,000 张纸。并且纸张使用量呈显着增长趋势。因此，使用基于云的无纸化技术，您可以消除所有有害过程，如纸张浪费、打印、用电等。最后，通过这样做，您也可以保护环境。
