CIO在危机中降低IT成本的5种实用方法

我们分享 IT 主管在不影响技能和人才的情况下降低成本的实用方法。了解如何在动荡的市场条件下控制 IT 支出。危机状况随时可能打击企业。足够敏捷以在不影响服务的情况下降低成本对于导航它们至关重要。最近，我们看到了封锁、快速通货膨胀以及战争对成本和供应链的影响。

当然，我们无法预测此类情况，因为它们超出了我们的控制范围。然而，如果您知道您的成本基础并计划根据需要在哪些方面进行分阶段削减，您就可以减少不断变化的市场条件对您的运营的影响。

IT 的主要成本是什么？

作为 CIO，这意味着要分析您的 IT 成本，包括内部成本和第三方服务成本。将增加 IT 预算成本的主要领域是：

• 人员成本
• 硬件和间接费用
• 第三方服务
• 基础设施
• 酌情成本
• 基于需求的成本

您可以在这些领域中的任何一个领域进行节省，尽管在不影响您的服务水平的情况下，有些领域会更难削减。可自由支配的成本和第三方服务是最容易改变的，因为无论如何您通常都会根据使用率付款。

为什么降低成本很重要？

您可能想要削减成本的原因有很多。在开始之前分析您降低成本的动机是值得的。有一个明确的目标将帮助您在正确的领域节省开支。例如，如果您正试图经受住短期的不利条件，您希望快速恢复到正常的运营能力。削减团队规模或妥协基础设施等变化将难以逆转，因此您需要考虑其他选择。

并非所有的成本降低都必须是大量的前期节省。随着时间的推移，小的变化会累积起来。例如，如果您经常从加拿大拨打国际长途电话，那么合适的商务电话套餐可能会大大降低您的费用。

CIO 可以降低 IT 成本的五种实用方法

作为 CIO，您需要了解可以在哪些方面降低 IT 成本，同时仍能提供积极的业务成果。虽然这在实践中并不容易，但第一步是定义成本基础。弄清楚你在每个领域花费了多少，钱到底去了哪里，以及你得到了什么回报。然后，您可以根据对业务的影响对每个领域的成本削减措施进行分类。

1. 定义成本降低路线图

迈出第一步后，您就可以制定降低成本的路线图了。该路线图将指导您如何根据您遇到的危机情况实施成本削减措施。根据逆转的难易程度、短期影响、长期影响和潜在的总节省，评估每个 IT 领域的成本削减措施。然后您可以定义一个路线图，显示哪些措施适用于短期、中期和长期的不利条件。

下面是来自麦肯锡的典型 IT 成本降低图示例。您可以看到节省成本的方法是如何被业务场景的严重性和业务影响以及技术的长度所阻止的。您可以对自己的业务数据使用类似的模板。

2. 任务自动化和生产力

减少员工成本与其说是减少员工数量，不如说是尽可能以最有效的方式利用您的熟练员工。当然，您可以缩减团队规模以节省薪水成本，但同时您正在失去人才和能力。

相反，最大限度地提高生产力将提高业务效率和利润。这意味着您可以减少员工成本占收入的百分比。做到这一点的方法是使用任务自动化。

通常，可用于关键业务操作的 IT 服务台因密码重置、访问请求和帐户设置而陷入困境。这些简单、重复的过程很容易实现自动化，而不会影响安全性。

那只是一个例子。这里的关键是了解您的员工的独特技能以及他们实际使用这些技能所花费的时间。如果您通过自动化减少通用任务的数量，则可以提高每位员工的投资回报率。

3. 评估云服务

从云原生服务的可扩展性和将遗留系统迁移到云的潜力的角度来看待这一点。如果您拥有现有的本地数据基础架构或数据仓库，则可以通过迁移到云数据存储来节省大量成本。

与您的 IT 服务集成的云电话系统可以最大限度地降低您的通信成本。您可以使用许多提供加拿大、美国或全球免费电话号码的提供商，这样您就不必将费用转嫁给客户。另一方面，如果您已经使用云服务一段时间了，您可能知道自己的总体支出，但对成本明细的了解很少。在这种情况下，分析您当前的服务成本、未使用的任何过剩容量等等。

4. 外包与内部职能

是外包还是内部开发服务可能是一个棘手的问题。您可以节省员工或设备的前期投资。然而，许多第三方服务都附带订阅费，您可能需要为多余的功能付费。考虑您的承包商或第三方合作伙伴 (TPP) 运营的模型。按需付费服务的风险要小得多。如果您急需降低成本，只需减少消耗即可。像这样的 SaaS 服务在当前市场上很常见。您可以外包任何东西，从备份和灾难恢复到自动按需测试。考虑以下用于内包/外包的成本降低杠杆。

5. 重新审视 ITIL

如果您是 CIO，您可能听说过 ITIL。对于那些不知道的人，IT 基础设施库是一个 IT 管理框架，旨在标准化 ITM 最佳实践。除其他目标外，ITIL 旨在优化 IT 流程、降低成本并提高员工保留率。随着技术和 IT 管理的发展，该框架经常进行修订。如果您正在为降低成本而苦苦挣扎，那么肯定值得重新审视 ITIL 以确保您遵循其七项指导原则。这些在 2019 年作为ITIL 4的一部分进行了更新。

• 关注价值
• 从你所在的地方开始
• 通过反馈迭代推进
• 协作并提高知名度
• 整体思考和工作
• 保持简单实用
• 优化和自动化

这些可能看起来不像是节省成本的措施。然而，使您的 ITM 流程与这些原则保持一致将帮助您降低 IT 成本。

最后的想法：降低成本，保留收入

在危机时期，保护您的业务归结为保证现金流。如果您的收入因外部因素而下降，那么唯一的方法就是降低成本。当然，您不想进一步降低收入，因此需要谨慎行事。危机状况可能是短期的，也可能是长期的，但它们不会永远持续下去。这意味着您需要为增长和复苏以及经济低迷做好计划。